クラウドBPOトピックス

年末調整クラウドシステム比較5選|人事・給与計算担当者向けにタイプや比較ポイントを解説

2024.06.20BPOトピックス

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毎年年末が近づいてくると人事・給与計算担当が準備を始めるのが年末調整となります。「期限に追われる」「従業員によって書類が異なる」「1年に1回なので定着せずに記憶を頼りに進める」など、どれも共感頂けるのではないでしょうか。新入社員など、初めて体験する方へのサポートも必要となって、年末調整は「大変」という印象をお持ちの方も多いでしょう。最近は、クラウドシステム(電子化)の活用などで便利とは言うものの、新しいクラウドシステムが導入されたり、処理方法が変わったりした最初の1回目はどうしても人事・給与計算担当者はプレッシャーを感じるものです。人事・給与計算担当者が年末調整業務として行うべきことを確認しておきましょう。

 

1.年末調整とは

  • 年末調整とは、企業が従業員の給与や賞与(ボーナス)から毎月天引きした所得税と、本来支払うべき所得税の金額を調整して確定させる業務です。
  • 毎月徴収する源泉徴収税は、給与額や賞与額をもとに算出していますが、扶養家族が増減した際の扶養控除の調整といった控除額(保険料控除、住宅ローン控除など)が考慮されていません。
  • 年末に従業員自らで控除対象の内容を申告してもらい、本来徴収すべき年間の所得税を再計算する必要があります。所得税を払いすぎていた場合には、余計に支払った分が従業員に還付されます(追加徴収される場合もある)。
  • 年末調整の計算後は、従業員に「源泉徴収票」を発行し、税務署には「源泉徴収票や法定調書合計表」を、市町村には「給与支払報告書」を提出します。
  • 毎年、様々な法改正が行われ前年と同じやり方を変えたり、書式や項目が変化しています。例えば、2016年以降の年末調整から、従業員のマイナンバー(個人番号)の記載が必要になっています。従業員本人や配偶者等のマイナンバーが必要になることもおさえておきましょう。

国税庁引用:「給与所得の源泉徴収票」給与所得の源泉徴収票

  • 年末調整の対象にならない方
    年末調整は、企業が給与や賞与を支払っている全ての従業員が対象となります。アルバイトやパートも対象者に含まれます。年末調整の対象とならない方がいますので、確認しておきましょう。また、対象にならない方は、確定申告が必要になりますので、人事・給与計算担当の方はその案内を行う必要があります。
    年末調整の対象にならない方
    1. 1年間の給与収入の合計額が2,000万円を超えている方
    2. 災害被害を受け、その年の給与に対する所得税の徴収猶予や還付をすでに受けている方(災害減免法規定)
    3. 副業や掛け持ちで2ヵ所以上から給与の支払を受けており、他の勤務先に扶養控除等(異動)申告書を提出している方
    4. 扶養控除等(異動)申告書を提出していない方
    5. 1年の途中で退職して再就職しなかった方(企業側不要)
    6. 非居住者
    7. 2カ月を超えて継続して雇用がない、日雇い労働の方

 

2.年末調整の流れ

  • 年末調整業務は、8月から準備をして、11月から1月中に完了させます。期限が決まっている中で、従業員への案内・クラウドシステムの導入、そして回収まで行うため、スケジュール管理が大切になります。年末調整は4つのステップで進めていきましょう。

    年末調整のスケジュール
  • クラウドシステムの選定(8月)・スケジュール決め(9月)
    年末調整は11月上旬に従業員に説明・各自の端末(スマホ・PC)で申請・確認までの流れをスムーズに進めることが肝心です。8・9月の段階で段取りを進めておきましょう。また、「マネーフォワード クラウド年末調整」や「SmartHRの年末調整機能」といったクラウドシステムを使って回収するケースも増えていますが、これらのシステム選定もこの時期に行っておきましょう。システム導入時やスイッチ(変更)するタイミングは何かと確認事項や検討事項も増えていきます。
  • 従業員に説明・各自の端末(スマホ・PC)で対応してもらう(11月)
    従業員向けの説明会や手引(フローマニュアル)を使って案内を行いましょう。イントラなどを使って、アーカイブ動画で展開したり、個別の相談窓口を設けて、全社に周知が必要です。特に、新入社員や控除が新たにある従業員からは質問が多かったり、直前に確認が来て対応を求められるケースが多いので要注意です。
  • データ回収(11月)確認(12月上旬)
    提出があっても税金に詳しくない従業員が中身を理解できずに提出しているケースもあります。提出を受けたデータの確認を行いましょう。そして最も苦労するのが期限までに提出してもらえないことです。管理者等のマネジメント層も巻き込み、リマインド体制を作って期限通りに進めましょう。確認後のフィードバックは12月初旬には山を超えておきましょう。
  • 還付もしくは追加徴収の計算・法定調書作成・提出(12月・翌年1月)
    データが整えば、所得税を確定して還付もしくは追加徴収の計算をしましょう。12月に年末調整を終えられることを目標にする企業も多くいます。翌年1月中に計算が終わったら源泉徴収票等の法定調書を作成して、従業員、税務署、市区町村への提出を行いましょう。

 

3.年末調整と必要書類

  • 年末調整には、従業員に必要書類を提出してもらう必要があります。従業員自身で添付する証明書類を準備してもらう必要がありますが、それが複数あったり、手元になかったりと混乱を招くことも多いです。そして、年末調整後には、税務署や市区町村に書類を作成して、提出することとなります。
    従業員が提出する必要書類

    給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(必須)

    • 給与所得者が、「配偶者控除や扶養控除」「障害者控除」「寡婦控除」「寡夫控除」「勤労学生控除」などの各種控除を受けるために必要となる書類

    給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

    • 基礎控除、配偶者控除または配偶者特別控除、所得金額調整控除の4つの控除を受けるために必要となる書類

    給与所得者の保険料控除申告書

    • 所得控除が受けられる保険料(生命保険・地震保険)や確定拠出年金・小規模企業共済等の掛金がある場合に各種控除を受けるために必要となる書類

    給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書(住宅ローン控除申告書)

    • 住宅ローンを利用して、マイホームなどを取得した方が住宅ローン控除を受けるために必要となる書類
      ※特定増改築等の場合は、税務署発行の「住宅借入金等特別控除証明書」と、借り入れ金融機関発行の「借入金の年末残高等証明書」も必要書類となる

    国税庁引用:「令和4年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書記載例」給与所得者の扶養控除等申告書の記載例

    税務署・市区町村に提出する必要書類と期限(1月)

    給与所得の源泉徴収票 期限:31日

    1. 従業員に支払った1年間の給与・賞与とともに所得税や社会保険の額などを証明する書類
    2. 従業員に提出したものと同じものを税務署に提出

    支払調書 期限:31日

    1. 給与以外の報酬や手数料(例:士業・デザイナー)といった支払額と、そこから源泉徴収した額を証明する書類
    2. 支払先のマイナンバーを記載に注意
    3. 支払先への交付は不要ですが、税務署に提出

    給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表期 期限:31日

    1. 法定調書を事業所単位でまとめて集計して提出する書類
    2. 源泉徴収票や支払調書とともに税務署に提出

    給与支払報告書(総括表・個人別明細書) 期限:31日

    1. 給与支払報告書は、次年度の住民税の算出に使うための書類
    2. 「個人明細書」と「総括表」の2つを市区町村への提出書類

 

4.年末調整にクラウドシステムを用いるメリット

  • 年末調整に書類作成や提出が複数あることを紹介してきましたが、クラウドシステムを使うことで正確に効率的に行うことが可能となります。電子化も推進されておりますので、クラウドシステムの活用で人事・給与計算担当の業務レベルアップと合わせて年末調整を行いましょう。

  • クラウドシステムを導入すると、「計算ミスが圧倒的に減り」「入力作業の負担が軽減され」「回収業務や差し戻しなどを効率的に行う」ことができます。システムにはサポートが充実しているものも多く、従業員向けのサポートも充実していることで人事・給与計算担当の負担も軽くなります。
  • 年末調整は法改正の影響を受けて、必要書類の種類や様式の変更が起こる可能性が高いです。クラウドシステムを使用すれば、最新の法改正にも迅速に対応でき、申告書の様式変更や計算方法の更新も自動化されます。これにより、人事・労務担当者の負担が軽減され、ミスの防止にもつながります。クラウドシステムの導入で、年末調整業務をスムーズかつ効率的に行うことが可能です。

  • 年末調整システムは、年末調整に特化したもの、給与計算システムと連動したもの、労務管理などバックオフィスシステムを一括した基幹システムのものがありますので、自社にあったものを選定しましょう。

  • 年末調整システムの選定基準は、人事・給与計算担当にとって使いやすいか、従業員にとって分かりやすいか、他のシステムとの連携は良いかといった部分を見て決めましょう。ここからは、具体的なシステムをご紹介致します。

    今までの、書類だらけの年末調整が、クラウドシステムを活用すれば労務担当者も従業員も便利に年末調整を行うことができます!

    主な年末調整クラウドシステム一覧

サービス名 料金 特徴
マネーフォワードクラウド 年額プラン: 2,980円/月、35,760円/年、月額プラン: 3,980円/月※51名以上は別体系 人事労務・経理・電子契約まで幅広く対応!
スマートHRクラウド 契約人数に応じて(要相談) 人事労務・タレントマネジメント・多言語対応、充実したサポート体制
オフィスステーションシステム 年額550円/名(システム利用料) ※従業員が20名以下の場合の年額料金は一律11,000円 お使いの給与ソフトと連携、法改正自動更新、有人+チャットボットによるサポート
freee人事労務クラウド 月額400円/名~ メールアドレス不要、他社ソフトと連携可能
ジョブカン労務HRシステム 月額400円/名 
※電子契約機能:1送信(1件)あたり200円
従業員情報の一元管理、あらゆる手続きの自動化

マネーフォワード クラウド年末調整(株式会社マネーフォワード)

  • 年末調整の書類配布から入力、回収、提出まですべてをクラウド化
  • 個人から法人(50名以下、51名以上)まで幅広く対応
  • 主な機能
    1. 給与計算ソフトと連動(他社も対応)
    2. Web上で書類配布と回収が可能
    3. e-Tax、eLTAX 連携による電子手続

マネーフォワード クラウド年末調整

 

SmartHRの年末調整機能(株式会社SmartHR)

  • 担当者も従業員もわかりやすくて、使いやすい
  • 主な機能
    1. パッと見てわかりやすい操作画面と、充実した機能
    2. もし迷っても安心充実のサポートコンテンツ

   例)・ヘルプセンター
     ・チャットサポート
     ・オンライン運用サポート etc…

 

スマートHRの年末調整機能

 

オフィスステーション年末調整(株式会社エフアンドエム)

  • 従業員が簡単に申請できるだから選ばれてNo.1
  • 20名以下から1000名以上まで幅広く対応
  • 主な機能
    1. 各種申告書をペーパーレス化
    2. 従業員画面での入力サポート
    3. 差分データの自動表示・データの一括出力
    4. 給与システムとの連携

オフィスステーション 年末調整

 

freeeの年末調整機能(freee株式会社)

  • 紙からの卒業ペーパーレス化で年末調整の業務効率を飛躍的にアップ
  • 個人事業主やベンチャー、中小企業から大企業まで幅広く対応
  • 主な機能
    1. プロダクトに沿って記入、チェックするだけ!
    2. サポート充実で安心してペーパーレス化
    3. 年末調整で集めた最新の従業員情報をベースにして、年末調整以外の非効率な紙業務からの脱却

freee の年末調整

 

ジョブカン年末調整(株式会社DONUTS)

  • 従業員への記入依頼から帳票提出までWEB上で完結します!!
  • 創業期から成熟期まで、あらゆる企業のステージ・規模に対応!
  • 主な機能
    1. 業界最多レベル 豊富な対応帳票
    2. かんたん・ミスが減るデータ収集で従業員情報を一元管理!
    3. 過不足税額をワンクリックで集計!反映!

ジョブカン 年末調整

 

その他

  • 他にも基幹システムを提供している奉行シリーズや弥生などのシステムを活用して複雑な年末調整業務を正しく、効率的に行いましょう。

 

5.年末調整とアウトソーシング

  • 年末調整業務は、企業の間接業務の代表的なものの1つです。事業のコア業務ではないもののやらなければいけない業務になります。しかも、1年に1回の年末の忙しいタイミングに人事・給与計算担当も従業員も期限までに正確に対応しなければいけないものです。
  • このような特徴のある年末調整業務をアウトソーシング(代行)を行うことも可能です。給与計算アウトソーシングと合わせて任せれば年末調整業務の負担は大きく減らすことが出来ます。
  • 年末調整や給与計算をアウトソーシングすると、本業に集中でき、年末調整のプロが業務を行い、給与・マイナンバーのような重要情報をセキュリティ高く管理し、コストも間接部門の雇用よりも安いといったケースも多いです。

    • クラウドBPO 年末調整 導入前後比較

      社内リソースをコア業務へ注力

    • クラウド利用 イメージ

      クラウド活用でより簡単に、より便利に

    • 経営リスク削減・リスク予防

      経営リスク削減・リスク予防

 

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