クラウドBPOトピックス

1.年末調整とは

• 年末調整とは、企業が従業員の給与や賞与（ボーナス）から毎月天引きした所得税と、本来支払うべき所得税の金額を調整して確定させる業務です。
• 毎月徴収する源泉徴収税は、給与額や賞与額をもとに算出していますが、扶養家族が増減した際の扶養控除の調整といった控除額（保険料控除、住宅ローン控除など）が考慮されていません。
• 年末に従業員自らで控除対象の内容を申告してもらい、本来徴収すべき年間の所得税を再計算する必要があります。所得税を払いすぎていた場合には、余計に支払った分が従業員に還付されます（追加徴収される場合もある）。
• 年末調整の計算後は、従業員に「源泉徴収票」を発行し、税務署には「源泉徴収票や法定調書合計表」を、市町村には「給与支払報告書」を提出します。
• 毎年、様々な法改正が行われ前年と同じやり方を変えたり、書式や項目が変化しています。例えば、2016年以降の年末調整から、従業員のマイナンバー（個人番号）の記載が必要になっています。従業員本人や配偶者等のマイナンバーが必要になることもおさえておきましょう。

国税庁引用：「給与所得の源泉徴収票」

• 年末調整の対象にならない方
  年末調整は、企業が給与や賞与を支払っている全ての従業員が対象となります。アルバイトやパートも対象者に含まれます。年末調整の対象とならない方がいますので、確認しておきましょう。また、対象にならない方は、確定申告が必要になりますので、人事・給与計算担当の方はその案内を行う必要があります。

  年末調整の対象にならない方

  1. 1年間の給与収入の合計額が2,000万円を超えている方
  2. 災害被害を受け、その年の給与に対する所得税の徴収猶予や還付をすでに受けている方（災害減免法規定）
  3. 副業や掛け持ちで2ヵ所以上から給与の支払を受けており、他の勤務先に扶養控除等（異動）申告書を提出している方
  4. 扶養控除等（異動）申告書を提出していない方
  5. 1年の途中で退職して再就職しなかった方（企業側不要）
  6. 非居住者
  7. 2カ月を超えて継続して雇用がない、日雇い労働の方

3.年末調整システムは結局どれがいい？システムの種類を解説

年末調整は企業にとって非常に重要な業務の一つです。しかし、年に一度しかなく、従業員によって必要な書類・項目がことなったり、法改正に伴い対応の仕方が変わってくるなど複雑で、ミスが起こりやすい業務でもあります。

この業務の効率化を図り、人事労務担当者や給与計算担当者の皆さまの業務不可を減らすためには、適切な年末調整のクラウドシステム導入が不可欠です。ただ、世の中には沢山のクラウドシステムが存在し、「どれを選べばいいのか分からない」「結局どれが自分たちにあっているのだろうか」とお考えのご担当者様も多いのではないでしょうか。

そのため、ここではまず「どのようなタイプのクラウドシステムがあるのか」について2つの主要なタイプとそれぞれの特徴について解説いたします。本記事の後半では、年末調整の流れを解説した後に、それぞれのクラウドシステムを比較できるように具体的に特徴を紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

年末調整に最適化されたタイプ

特徴

• 質問に答えるだけで申告データを作成できる機能
  • 従業員が質問に回答するだけで、自動的に必要な申告データが作成されます。これにより、手作業による入力ミスが減少します。

• 年末調整の進捗状況を管理画面で確認できる機能
  • 管理者はリアルタイムで全従業員の年末調整の進捗状況を一目で把握できます。さらに、未完了の従業員にリマインド等を送ることで、遅延を防ぐこともできます。

労務管理機能に年末調整機能が付随しているタイプ

特徴

• 労務データを自動で連携することができる
  • 労務管理システムに年末調整機能が備わっているタイプで、申告書作成に必要な労務データを自動的に連携することができます。

• 人事労務の業務も管理・効率化することができる
  • 年末調整だけでなく、人事労務業務全般の業務効率化もお考えの企業様には労務管理システムに、年末調整機能も備わっているものがおすすめです。

2.年末調整の流れ

• 年末調整業務は、8月から準備をして、11月から1月中に完了させます。期限が決まっている中で、従業員への案内・クラウドシステムの導入、そして回収まで行うため、スケジュール管理が大切になります。年末調整は４つのステップで進めていきましょう。
  
  
• クラウドシステムの選定（8月）・スケジュール決め（9月）
  年末調整は11月上旬に従業員に説明・各自の端末（スマホ・PC）で申請・確認までの流れをスムーズに進めることが肝心です。8・9月の段階で段取りを進めておきましょう。また、「マネーフォワード クラウド年末調整」や「SmartHRの年末調整機能」といったクラウドシステムを使って回収するケースも増えていますが、これらのシステム選定もこの時期に行っておきましょう。システム導入時やスイッチ（変更）するタイミングは何かと確認事項や検討事項も増えていきます。
• 従業員に説明・各自の端末（スマホ・PC）で対応してもらう（11月）
  従業員向けの説明会や手引（フローマニュアル）を使って案内を行いましょう。イントラなどを使って、アーカイブ動画で展開したり、個別の相談窓口を設けて、全社に周知が必要です。特に、新入社員や控除が新たにある従業員からは質問が多かったり、直前に確認が来て対応を求められるケースが多いので要注意です。
• データ回収（11月）確認（12月上旬）
  提出があっても税金に詳しくない従業員が中身を理解できずに提出しているケースもあります。提出を受けたデータの確認を行いましょう。そして最も苦労するのが期限までに提出してもらえないことです。管理者等のマネジメント層も巻き込み、リマインド体制を作って期限通りに進めましょう。確認後のフィードバックは12月初旬には山を超えておきましょう。
• 還付もしくは追加徴収の計算・法定調書作成・提出（12月・翌年1月）
  データが整えば、所得税を確定して還付もしくは追加徴収の計算をしましょう。12月に年末調整を終えられることを目標にする企業も多くいます。翌年1月中に計算が終わったら源泉徴収票等の法定調書を作成して、従業員、税務署、市区町村への提出を行いましょう。

3.年末調整と必要書類

• 年末調整には、従業員に必要書類を提出してもらう必要があります。従業員自身で添付する証明書類を準備してもらう必要がありますが、それが複数あったり、手元になかったりと混乱を招くことも多いです。そして、年末調整後には、税務署や市区町村に書類を作成して、提出することとなります。

  従業員が提出する必要書類

  給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（必須）

  • 給与所得者が、「配偶者控除や扶養控除」「障害者控除」「寡婦控除」「寡夫控除」「勤労学生控除」などの各種控除を受けるために必要となる書類

  給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

  • 基礎控除、配偶者控除または配偶者特別控除、所得金額調整控除の4つの控除を受けるために必要となる書類

  給与所得者の保険料控除申告書

  • 所得控除が受けられる保険料（生命保険・地震保険）や確定拠出年金・小規模企業共済等の掛金がある場合に各種控除を受けるために必要となる書類

  給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書（住宅ローン控除申告書）

  • 住宅ローンを利用して、マイホームなどを取得した方が住宅ローン控除を受けるために必要となる書類
    ※特定増改築等の場合は、税務署発行の「住宅借入金等特別控除証明書」と、借り入れ金融機関発行の「借入金の年末残高等証明書」も必要書類となる

  国税庁引用：「令和６年分　給与所得者の扶養控除等（異動）申告書記載例」

  【令和6年の定額減税について】

  令和6年分の所得税については、定額による所得税額の特別控除（以下「定額減税」）が実施されることになりました。これは、令和6年6月から1年間実施される経済政策で、所得税から3万円、住民税から1万円を減税するものです。

  年末調整は、給与所得者が1年間に支払うべき正確な所得税額を算出し、毎月の給与から源泉徴収された税額との差額を精算する手続きであるため、年末調整時には、年間の所得税額を再計算し、定額減税を適用して精算する必要があります。

  給与計算担当者は、定額減税の適用方法や精算手続きについてしっかりと理解しておく必要があります。

  ※参考　国税庁：定額減税 特設サイト　https://www.nta.go.jp/users/gensen/teigakugenzei/index.htm

  税務署・市区町村に提出する必要書類と期限（1月）

  給与所得の源泉徴収票　期限：31日

  1. 従業員に支払った1年間の給与・賞与とともに所得税や社会保険の額などを証明する書類
  2. 従業員に提出したものと同じものを税務署に提出

  支払調書　期限：31日

  1. 給与以外の報酬や手数料（例：士業・デザイナー）といった支払額と、そこから源泉徴収した額を証明する書類
  2. 支払先のマイナンバーを記載に注意

  3. 支払先への交付は不要ですが、税務署に提出

  給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表期　期限：31日

  1. 法定調書を事業所単位でまとめて集計して提出する書類
  2. 源泉徴収票や支払調書とともに税務署に提出

  給与支払報告書（総括表・個人別明細書）　期限：31日

  1. 給与支払報告書は、次年度の住民税の算出に使うための書類
  2. 「個人明細書」と「総括表」の２つを市区町村への提出書類

 

4.年末調整システムクラウドを比較・検討する際のポイント

年末調整システムの選定は、実際に申請を行う従業員の方にとっても、企業の労務・給与計算担当者にとっても重要になります。本章では、申請者も担当者も双方にとって最適なシステムを選ぶために考慮すべきポイントを解説します。

従業員（申請者）にとって使いやすいか

年末調整システムを選ぶ際、最も重要なポイントの一つは従業員が簡単に使用できるかどうかです。「シンプルで分かりやすい操作性」や、「マニュアルが充実している」、「項目を選択するだけで提出することが可能」などの機能を備えている、年末調整システムは、従業員のスムーズで正確な入力に繋がります。これにより提出までの時間が短くなるだけでなく、ミスが減ることにより、差戻しの回数が減るなど、大幅な年末調整業務の効率化を図ることができます。

既存システムと互換性があるか

また新たに年末調整システムを導入する際には、既存の給与計算システムや人事管理システムとスムーズに連携できるかどうかも重要な判断指標になります。既存のシステムと新たな年末調整システムで「API連携ができるかどうか」や「ExcelファイルやCSVファイルのエクスポート・インポートができるかどうか」などを確認しましょう。

管理機能（進捗確認や、差戻しなど）が充実しているか

年末調整システムには、進捗状況をリアルタイムで確認できる機能や、不備があった場合に差戻しを行う機能が求められます。これらの機能が備えられていると、担当者はスムーズに従業員の年末調整の進捗状況を確認することができますし、リマインダー機能やアラート機能をが備えられているシステムは、提出漏れを未然に防ぎ、スムーズな業務運営をサポートします。

セキュリティの安全性は問題ないか

従業員の個人情報を扱う年末調整システムでは、セキュリティ対策が万全であることが必須となります。データの暗号化やアクセス制限、定期的なバックアップなど、セキュリティ機能が充実しているシステムを選びましょう。また、システム提供会社の信頼性やサポート体制も重要なチェックポイントです。

5.年末調整にクラウドシステムを用いるメリット

• 年末調整に書類作成や提出が複数あることを紹介してきましたが、クラウドシステムを使うことで正確に効率的に行うことが可能となります。電子化も推進されておりますので、クラウドシステムの活用で人事・給与計算担当の業務レベルアップと合わせて年末調整を行いましょう。
  
  
• クラウドシステムを導入すると、「計算ミスが圧倒的に減り」「入力作業の負担が軽減され」「回収業務や差し戻しなどを効率的に行う」ことができます。システムにはサポートが充実しているものも多く、従業員向けのサポートも充実していることで人事・給与計算担当の負担も軽くなります。

• 年末調整は法改正の影響を受けて、必要書類の種類や様式の変更が起こる可能性が高いです。クラウドシステムを使用すれば、最新の法改正にも迅速に対応でき、申告書の様式変更や計算方法の更新も自動化されます。これにより、人事・労務担当者の負担が軽減され、ミスの防止にもつながります。クラウドシステムの導入で、年末調整業務をスムーズかつ効率的に行うことが可能です。

• 年末調整システムは、年末調整に特化したもの、給与計算システムと連動したもの、労務管理などバックオフィスシステムを一括した基幹システムのものがありますので、自社にあったものを選定しましょう。

• 年末調整システムの選定基準は、人事・給与計算担当にとって使いやすいか、従業員にとって分かりやすいか、他のシステムとの連携は良いかといった部分を見て決めましょう。本記事の後半では、具体的なシステムをご紹介致します。
  
  

  

労務担当の皆様が得られるメリット

年末調整システムを導入することで、従業員も労務担当者も共に多くのメリットを享受することができます。その具体的なメリットについてそれぞれ解説していきます。

まずは、年末調整システムを導入することにより年末調整業務を電子化することができます。従来の紙ベースでの年末調整業務は、大量の紙を保管するスペースも必要になりますし、それらの書類から必要な書類を探しだすのも一苦労でした。しかし、システムを用いて電子化することにより用紙や保管場所のコストを大幅に削減し、持続可能な企業活動に貢献することができます。また、年末調整システムには、検索機能やフィルタリング機能が備わっているため、必要な項目や過去データを瞬時に見つけることができます。

また、年末調整システムを利用することで、申請書や各種書類の作成、提出、承認プロセスがすべてオンラインで完結します。これにより、書類を手渡ししたり事業所が複数存在したりや遠方にあったりした場合は今まで、郵送するなどの対応がもとめられましたが、その必要がなくなり業務スピードが飛躍的に向上します。また、システム内でのデータの一元管理が可能となるため、情報の更新や共有も迅速に行えます。

従業員（申請者）の方が得られるメリット

年末調整システムを導入することで、従業員の方もメリットを享受することができます。今までの、紙での年末調整の場合には、当然、予測変換機能等は存在しないため、全ての項目を手書きする必要がありました。そのため、毎年、毎年1から居住地などの個人情報を入力しなければなりませんでした。しかし、年末調整システムを導入することで、データとして保存された過去の個人情報を呼び出すことができます。大半の人が頻繁に引っ越す訳ではないと思いますので、データを入力する手間が省けます。また、システムは、年末調整時に必要な選択項目を入力時に提案してくれるので、従業員の入力工数を減らすことができますし、ミスも大幅に削減することができます。

• 主な年末調整クラウドシステム5選

サービス名	料金	特徴
マネーフォワードクラウド	年額プラン: 2,980円/月、35,760円/年、月額プラン: 3,980円/月※51名以上は別体系	人事労務・経理・電子契約まで幅広く対応！
スマートHRクラウド	契約人数に応じて（要相談）	人事労務・タレントマネジメント・多言語対応、充実したサポート体制
オフィスステーションシステム	年額550円/名（システム利用料）　※従業員が20名以下の場合の年額料金は一律11,000円	お使いの給与ソフトと連携、法改正自動更新、有人＋チャットボットによるサポート
freee人事労務クラウド	月額400円/名～	メールアドレス不要、他社ソフトと連携可能
ジョブカン労務HRシステム	月額400円/名　 ※電子契約機能：1送信（1件）あたり200円	従業員情報の一元管理、あらゆる手続きの自動化

マネーフォワード クラウド年末調整（株式会社マネーフォワード）

• 年末調整の書類配布から入力、回収、提出まですべてをクラウド化
• 個人から法人（50名以下、51名以上）まで幅広く対応
• 主な機能
  1. 給与計算ソフトと連動（他社も対応）
  2. Web上で書類配布と回収が可能
  3. e-Tax、eLTAX 連携による電子手続

 

SmartHRの年末調整機能（株式会社SmartHR）

• 担当者も従業員もわかりやすくて、使いやすい
• 主な機能
  1. パッと見てわかりやすい操作画面と、充実した機能
  2. もし迷っても安心充実のサポートコンテンツ

　　　例）・ヘルプセンター
　　　　　・チャットサポート
　　　　　・オンライン運用サポート etc…

 

 

オフィスステーション年末調整（株式会社エフアンドエム）

• 従業員が簡単に申請できるだから選ばれてNo.1
• 20名以下から1000名以上まで幅広く対応
• 主な機能
  1. 各種申告書をペーパーレス化
  2. 従業員画面での入力サポート
  3. 差分データの自動表示・データの一括出力
  4. 給与システムとの連携

 

freeeの年末調整機能（freee株式会社）

• 紙からの卒業ペーパーレス化で年末調整の業務効率を飛躍的にアップ
• 個人事業主やベンチャー、中小企業から大企業まで幅広く対応
• 主な機能
  1. プロダクトに沿って記入、チェックするだけ！
  2. サポート充実で安心してペーパーレス化
  3. 年末調整で集めた最新の従業員情報をベースにして、年末調整以外の非効率な紙業務からの脱却

 

ジョブカン年末調整（株式会社DONUTS）

• 従業員への記入依頼から帳票提出までWEB上で完結します!!
• 創業期から成熟期まで、あらゆる企業のステージ・規模に対応！
• 主な機能
  1. 業界最多レベル 豊富な対応帳票
  2. かんたん・ミスが減るデータ収集で従業員情報を一元管理！
  3. 過不足税額をワンクリックで集計！反映！

 

その他

• 他にも基幹システムを提供している奉行シリーズや弥生などのシステムを活用して複雑な年末調整業務を正しく、効率的に行いましょう。

 

5.年末調整とアウトソーシング

• 年末調整業務は、企業の間接業務の代表的なものの１つです。事業のコア業務ではないもののやらなければいけない業務になります。しかも、1年に1回の年末の忙しいタイミングに人事・給与計算担当も従業員も期限までに正確に対応しなければいけないものです。
• このような特徴のある年末調整業務をアウトソーシング（代行）を行うことも可能です。給与計算アウトソーシングと合わせて任せれば年末調整業務の負担は大きく減らすことが出来ます。
• 年末調整や給与計算をアウトソーシングすると、本業に集中でき、年末調整のプロが業務を行い、給与・マイナンバーのような重要情報をセキュリティ高く管理し、コストも間接部門の雇用よりも安いといったケースも多いです。
  
  
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    社内リソースをコア業務へ注力

  • 

    クラウド活用でより簡単に、より便利に

  • 

    経営リスク削減・リスク予防

 

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